Art. 38.
(Tenuta della documentazione).

      1. È consentito l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la

 
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memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dalla presente legge.
      2. Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della documentazione di cui al comma 1 devono essere tali da assicurare che:

          a) l'accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;

          b) la validazione delle informazioni inserite sia consentita solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;

          c) le operazioni di validazione dei dati di cui alla lettera b) siano univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di un codice identificativo autogenerato dagli stessi;

          d) le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;

          e) sia possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dalla presente legge, le informazioni contenute nei supporti di memoria;

          f) le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;

          g) sia redatta, a cura dell'esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.

      3. Nel caso di aziende articolate su vari sedi geografiche o su distinti settori funzionali, l'accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, fermo restando quanto previsto al comma 2 relativamente all'immissione e alla validazione dei dati da parte delle persone responsabili.

 
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      4. La documentazione, sia su supporto cartaceo che informatico, deve essere custodita nel rispetto del codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni.